POLITYKA PRYWATNOŚCI

---

Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły ORBICO sp. z o.o. (dalej „Orbico”) swoje dane osobowe, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Orbico zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest ORBICO sp. z o.o z siedzibą w Warszawie 02-675 przy ul. Wołoskiej 5, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy – KRS pod numerem 0000046562, REGON: 277632751, NIP: 646-25-26-337, kapitał zakładowy 40 841 450,00 zł.

Orbico przywiązuje znaczną uwagę do ochrony danych osobowych, dlatego jako Administrator zachęca do kontaktu w związku z jakimikolwiek wątpliwościami dot. przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych pod adresem: iod.no.pl@orbico.com.

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Orbico jest członkiem Grupy Orbico, największego dystrybutora w Europie.  Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem.
art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO
Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata (w przypadku umowy sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa 2 lata), maksymalnie  6 lat.
Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów. Nadto, administrator danych może uzyskiwać od kontrahenta podstawowe dane jego pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu, adres e-mail oraz w określnych sytuacjach nr dokumentu ze zdjęciem) w związku z realizacją umowy, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje.

Rozpatrywanie skarg i reklamacji.
art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO
Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozwiązaniu reklamacji.
Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów.

Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi
art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO
Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.
Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub  obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane klientów, kontrahentów, pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów.

Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.

Prowadzenie statystyk i analiz
Art. 6 ust. 1 lit f RODO
Do czasu spełnienia innego, wskazanego w niniejszej tabeli celu przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych i analitycznych.
Prowadzenie statystyk i analiz działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności przez administratora.

Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.

Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód.
Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Orbico i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody).
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.

Kontrola dostępu, w tym monitoring na terenie administratora danych w celach podniesienie bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji.
Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO
Do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż rok.
Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu.

Prowadzenie rekrutacji
Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c i lit. f RODODo 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż 2 lata.
Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 3 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.

Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami
Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO
Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.
Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.
Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.

Prowadzenie formularza kontaktowego na stronie www
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż 2 lata.
Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności.

Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych
art. 6 ust. 1 lit f RODO
Dane osobowe będą przetwarzane przez okresy wskazane w Informacjach o stosowaniu plików „cookies” lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych.
Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie poprzez zmianę ustawień przeglądarki użytkownika końcowego, która uniemożliwi gromadzenie informacji z wykorzystaniem plików cookies.
Prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest obsługa stron internetowych, wizyty użytkownika strony oraz analiza aktywności na stronach internetowych, a także optymalizacja korzystania z serwisów internetowych.

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Twoje dane osobowe pozyskaliśmy z następujących źródeł:
- publicznie dostępnych rejestrów,
- bezpośrednio od Ciebie,
- od przełożonych, kontrahentów, pracowników, współpracowników,
- od innego członka Grupy Orbico, będącego odrębnym administratorem danych, ale wyłącznie do wewnętrznych celów administracyjnych, a w każdym innym celu poprosimy Cię o zgodę na wykorzystanie tych danych.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością Orbico będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

- organom państwowym  lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podmiotom transportowym i świadczącym usługi pocztowe i kurierskie, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotom współpracującym z Orbico w ramach kampanii marketingowych, a także świadczącym usługi doradcze, prawne i ubezpieczeniowe, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Orbico i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
- bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
- producentom towarów, których Orbico jest dystrybutorem,
- innym spółkom Grupy Orbico.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Orbico przysługuje prawo do:

- dostępu do swoich danych osobowych,
- sprostowania swoich danych osobowych,
- usunięcia swoich danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
- przenoszenia swoich danych osobowych.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

Nadto, osobie, której dane są przetwarzane przez Orbico przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi

Czy musisz podawać swoje dane osobowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Orbico z wymogów prawa. W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez Orbico danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Przekazywanie danych do państw trzecich

W określonych sytuacjach dane mogą zostać przekazane do Państw trzecich. Przekazanie danych osobowych zawsze odbywa się na podstawie przepisów prawa, w tym na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony tego Państwa trzeciego lub z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w art. 46 RODO lub w szczególnych sytuacjach, o których mowa w art. 49 RODO.  Bliższe informacje dotyczące przekazywania danych do Państw trzecich oraz podstaw prawnych można uzyskać za pośrednictwem poczty elektronicznej u Inspektora Ochrony Danych.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.